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Formalités embauche

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Pour l'employeur, chaque embauche de salarié s'accompagne de formalités administratives souvent obligatoires sous peine de sanctions.

L'embauche d'un salarié est conclue par un contrat de travail.

L'employeur doit au même moment réaliser un certain nombre de formalités administratives et juridiques en temps et en heure : les retards et/ou omissions peuvent avoir des conséquences néfastes pour lui, notamment des sanctions pénales et/ou financières.

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Formalités d'embauche : variables selon les circonstances

La nature et le nombre des formalités d'embauche d'un salarié varient selon certains critères.

Chaque embauche de salarié donne lieu à des formalités.

Formalités d'embauche : pas toujours les mêmes

Le nombre et la nature des formalités d'embauche peuvent varier et sont conditionnés par :

  • le nombre de salariés que compte l'entreprise : plus l'effectif est important plus il y a de formalités à accomplir ;
  • la nature du contrat de travail conclu : certains contrats de travail nécessitent des formalités particulières ;
  • le rang occupé par l'embauche : la 1ère embauche conférant la qualité d'employeur multiplie les formalités (immatriculations/déclarations).

Organismes et formalités d'embauche de l'employeur

Les formalités sont réalisées en direction :

  • de l'URSSAF (éventuellement la MSA) ;
  • de la Sécurité sociale ;
  • de Pôle-Emploi (ex Assedic) ;
  • des caisses de retraite complémentaire ;
  • de l'administration du travail (inspection et/ou direction départementale) ;
  • du salarié lui-même.

Formalités d'embauche : synthèse

Voici un tableau synthétique des différents types de formalité d'embauche à accomplir :

FORMALITÉS D'EMBAUCHE
FORMALITÉS D'EMBAUCHE PROPRES À TOUTE EMBAUCHE
PROTECTION SOCIALE ET/OU PAIEMENT CHARGES SOCIALES
  • Utilisation de la DUE (formulaire de Déclaration Unique d'Embauche) pour procéder à :
    • la déclaration nominative préalable à l'embauche ;
    • l'immatriculation du salarié à la sécurité sociale si :
      • 1er emploi ;
      • ou appartenance passée au régime étudiant ;
      • ou perte de son n° d'immatriculation ;
    • l'affiliation du salarié à une ou des caisses de retraite complémentaires (ARRCO, AGIRC) ;
    • l'affiliation du salarié à Pôle-Emploi ;
    • la demande de visite médicale d'embauche devant le médecin du travail.
  • Procédure à suivre :
    • soit utilisation d'un formulaire papier envoyé par la Poste ou par télécopie ;
    • soit par échange de données informatisées (si convention conclue avec URSSAF ou MSA afin de pouvoir le faire) ;
    • soit par Internet et formulaire en ligne (www.due.fr ou www.net-entreprises.fr).
  • Destinataire : URSSAF ou MSA (employeur secteur agricole/viti-vinicole) du lieu de travail/établissement qui emploie le salarié.
  • Remplir le formulaire en mentionnant impérativement :
    • dénomination sociale (si employeur personne morale) ou nom + prénom (si employeur personne physique) ;
    • code APE ;
    • adresse de l'employeur ;
    • n° SIRET ou n° de compte cotisant (pour le paiement des charges sociales) ;
    • détails sur le salarié : nom, prénom, nationalité, date et lieu de naissance, n° sécurité sociale si déjà immatriculé, date et heure d'embauche (s'ajoutent pour MSA : nature et durée du contrat).
  • Délai d'envoi  : au plus tôt 8 jours avant embauche.
  • Réponse URSSAF ou MSA : accusé de réception (avec volets détachables) notifié à l'employeur dans les 5 jours ouvrables suivant la réception de la déclaration ou des données.
  • Formalités complémentaires : transmission au salarié embauché :
    • d'un volet détachable de l'accusé de réception URSSAF ou MSA ;
    • d'un document récapitulant les données figurant dans le formulaire de DUE ou d'un document indiquant l'URSSAF ou la MSA dont dépend l'employeur + son n° de compte cotisant.
Attention ! L'employeur doit pouvoir produire en cas de contrôle URSSAF et/ou Inspection du travail toutes les pièces justifiant de l'envoi d'une DUE remplie conformément à la réglementation.
TOUS EMPLOYEURS
RÈGLEMENTATION DU TRAVAIL FORMALITÉS D'EMBAUCHE PROPRES À TOUTE EMBAUCHE
Registre unique du personnel :
  • obligation de tenir un registre et de le mettre à jour constamment à jour en fonction des entrées et sorties du personnel ;
  • doivent y figurer, dans l'ordre chronologique, les embauches et ruptures de contrat de travail ;
  • dans le registre figurent obligatoirement les indications suivantes :
    • détails sur le salarié : nom, prénom, date de naissance, nationalité, titre de travail si salarié étranger (type + n°), sexe, emploi tenu, qualification, date d'entrée dans entreprise, date de sortie de l'entreprise ;
    • détails sur une éventuelle procédure administrative d'embauche ou de rupture du contrat : nature + date ;
    • indication de la nature du contrat du salarié embauché : CDI, CDD, contrat de travail à temps partiel, CDD à objet défini, contrat de travail intermittent, contrat d'apprentissage, contrat de professionnalisation ;
    • si arrivée d'un salarié mis à disposition par un groupement d'employeurs : mention de cela + nom et adresse du groupement ;
    • si transfert et/ou mutation de personnel : mention de cela + nature du transfert ou de la mutation + indication du nouvel employeur du salarié ;
    • si salarié en intérim : mention du contrat de travail temporaire + nom et adresse de l'agence d'intérim ;
    • À noter : Sur leur demande, le registre est tenu à disposition des délégués du personnel, des inspecteurs du travail, des contrôleurs URSSAF ou MSA/ILSSA.
  • Information écrite du salarié par l'employeur concernant :
    • les éléments essentiels de son contrat de travail (par lettre d'embauche ou contrat de travail écrit en fonction de la nature du contrat) ;
    • le statut collectif en vigueur dans l'entreprise (notice mentionnant les conventions et/ou accords collectifs applicables),
    • le régime de protection sociale complémentaire en vigueur dans l'entreprise (notice rédigée par la mutuelle ou par la compagnie d'assurance et remise par l'employeur).
  • Organisation de la visite médicale d'embauche :
    • Qui ? : contact avec le service médical dont dépend l'employeur ;
    • Quand ? : avant l'embauche (pour les salariés soumis à une surveillance particulière en raison de la nature de leurs travaux et/ou fonctions) ou, au plus tard, avant la fin de la période d'essai.
  • Hygiène-sécurité :
    • information/formation : en fonction des nécessités et des types de postes, de fonctions ou de contrats, le salarié nouvellement embauché reçoit une formation et/ou une information particulière sur les risques professionnels et leur prévention ;
    • remise des équipements de sécurité : en fonction des nécessités et des types de postes, de fonctions ou de contrats, le salarié nouvellement embauché reçoit ses équipements de protection (la formation à leur utilisation fait partie de la formation visée ci-dessus) ;
  • remise d'un badge de circulation et contrôle  : en fonction des nécessités, des types de postes, de fonctions ou de sites (ex : centrale nucléaire) le salarié reçoit un badge pour lui permettre de circuler dans l'entreprise et d'assurer la sécurité.
EMPLOYEURS D'AU MOINS 50 SALARIÉS
Déclaration mensuelle des mouvements de main d'œuvre :
  • nature de la formalité : notification à la direction départementale du travail du relevé des contrats conclus ou résiliés le mois précédent la notification ;
  • échéance : dans les 8 premiers jours de chaque début de mois ;
  • contenu du relevé : nom + adresse de l'employeur/nature de l'activité de l'entreprise/nom + prénom + nationalité + date de naissance + sexe + emploi et qualification des salariés dont le contrat de travail a été conclu ou rompu/date d'effet des conclusions ou ruptures des contrats de travail/si rupture d'un ou de plusieurs contrats = licenciement économique : indication de la nature du motif.
FORMALITÉS D'EMBAUCHE SUPPLÉMENTAIRES POUR L'EMBAUCHE DU 1er SALARIÉ
  • Déclarations d'existence en qualité d'entreprise + de première embauche d'un salarié :
    • destinataires : Inspection du travail + CFE (centre de formalités des entreprises) ;
    • formalisme : lettre recommandée avec AR ;
    • échéance : avant démarrage et embauche ;
    • informations :
      • création/mise en activité de l'entreprise ;
      • embauche du premier salarié de l'entreprise.
  • Éventuelle immatriculation du salarié à la sécurité sociale (par voie de DUE) :
    • 1er emploi ;
    • ou appartenance passée au régime étudiant ;
  • ou perte de son n° d'immatriculation.
FORMALITÉS D'EMBAUCHE À RÉALISER DANS CERTAINS CAS PARTICULIERS
  • Embauche sous CDD : remise du BIAF.
  • Détachement/expatriation :
    • organisation de la protection sociale du salarié à l'étranger ;
    • information écrite du salarié sur :
      • la durée de son séjour à l'étranger ;
      • la nature et les conditions de sa protection sociale ;
      • la devise servant au paiement de son salaire ;
      • les contreparties/avantages liés à sa mission à l'étranger ;
      • les conditions de son rapatriement.
  • Embauche d'un salarié étranger ou d'un étudiant étranger :
    • vérification de la validité de son autorisation de travail voire de son titre de séjour ;
    • si absence de titre valide ou si 1ère venue sur le territoire français : démarches préalables pour obtention des autorisations (autorités consulaires + OMI + direction départementale du travail).
  • Embauche d'un mineur de plus de 14 ans et de moins de 16 ans (avec accord écrit des parents) :
    • Quoi ? autorisation administrative.
    • Qui ? inspecteur du travail.
    • Comment ? : lettre en recommandée avec AR (précisant : nom + prénom + âge + adresse de l'adolescent+ durée du contrat + détail des conditions de travail dont horaires et rémunération) + copie de l'autorisation parentale écrite.
    • Quand ? 15 jours au moins avant l'embauche.
  • Contrat d'apprentissage : déclaration de l'employeur + enregistrement du contrat.
  • Contrat de professionnalisation : dépôt du contrat.
  • Demande d'aides à l'emploi.
FORMALITÉS D'EMBAUCHE : LES AFFICHAGES OBLIGATOIRES
  • Principe : du fait de l'embauche et de la présence de salariés dans l'entreprise, l'employeur est tenu de procéder à des affichages obligatoires.
  • Modalités : sur les panneaux réservés à l'affichage des communications de la Direction de l'entreprise à destination de son personnel (éventuellement, et en plus, sur l'Intranet d'entreprise).
  • Lieu : locaux de travail/entrée et sortie afin d'assurer leur visibilité et accessibilité.
  • Affichages :
    • Convention/Accords collectifs : avis comportant le nom de la convention collective et le nom des autres accords collectifs applicables à l'entreprise + indication du lieu et/ou des modalités de leur consultation.
    • Règlement intérieur de l'entreprise.
    • Horaires de travail : détail notamment si cycle (modalités d'organisation, nombre de semaines de la période de référence, etc.) + conditions de report du repos hebdomadaire.
    • Congés payés : période de prise + ordre des départs + nom et adresse de la caisse des congés payés (si entreprise dépendant d'une telle caisse).
    • Égalité professionnelle hommes/femme : liste des indicateurs soumis annuellement au comité d'entreprise.
    • Hygiène et sécurité :
      • Interdiction de fumer.
      • Consignes de sécurité/consignes d'évacuation des locaux si incendie.
      • Document unique d'évaluation des risques.
      • Secours d'urgence et service médical du travail : nom + coordonnées.
      • Liste des élus du CHSCT.
    • Inspecteur du travail : nom + coordonnées.
    • Si licenciement économique :
      • Postes disponibles au titre de la priorité de réembauche.
      • Contenu du PSE.
    • Discrimination : textes applicables.

Bon à savoir : depuis le 1er octobre 2014, les entreprises qui effectuent plus de 50 déclarations préalables à l'embauche (DPAE) sont tenues de transmettre leurs DPAE par voie dématérialisée l'année suivante.

Formalités d'embauche non accomplies : sanctions

L'employeur peut être condamné à des sanctions pénales et/ou financières s'il n'accomplit pas les formalités d'embauche en conformité avec la loi.

Voici quelles sont les sanctions encourues :

DÉFAUT DE FORMALITÉS D'EMBAUCHE : LES SANCTIONS
FORMALITÉS D'EMBAUCHE CONCERNÉES NATURE DE LA SANCTION
DUE (non utilisation, délai non respecté)
  • Concernant la DUE elle-même :
    • sanction pénale : amende de 1500 € ;
    • sanction financière URSSAF : 300 × taux horaire du minimum garanti.
  • Travail dissimulé (éventuellement) (1) ; sanction pénale :
    • amende de 45.000 € ;
    • 3 mois de prison.
À noter : L'infraction de travail dissimulé peut résulter du non-accomplissement des formalités d'embauche (dont la DUE) si ce non-accomplissement traduit une volonté de fraude et/ou permet l'accomplissement de cette fraude.
REGISTRE UNIQUE DU PERSONNEL (défaut de tenue, mentions non conformes) Sanction pénale : amende de 750 €.
VISITE MÉDICALE D'EMBAUCHE (absence) Sanction pénale :
  • amende de 1500 € ;
  • amende de 3750 € et 4 mois de prison si récidive.
HYGIÈNE - SÉCURITÉ (absence de formation/information, absence d'équipements de sécurité) Sanction pénale :
  • amende de 3 750 € ;
  • amende de 9 000 € et 1 an de prison si récidive.
ABSENCE DE DÉCLARATION MENSUELLE DES MOUVEMENTS DE MAIN-D'ŒUVRE Sanction pénale : amende de 750 €.
OMISSION DE LA DÉCLARATION DE PREMIÈRE EMBAUCHE Sanction pénale : amende de 1500 €.
EMBAUCHE D'UN ÉTRANGER SANS TITRE DE TRAVAIL/SEJOUR VALABLE Sanction pénale :
  • amende de 15.000 € et 5 ans de prison ;
  • amende de 100.000 € et 10 ans de prison si l'embauche a été rendue possible par le recours à un réseau de délinquants spécialisé dans le trafic de main d'œuvre étrangère.
EMBAUCHE D'UN MINEUR SANS AUTORISATION ADMINISTRATIVE Sanction pénale :
  • amende de 1 500 € ;
  • amende de 3 000 € si récidive dans le délai d'1 an.
FORMALITÉS DU CONTRAT D'APPRENTISSAGE Sanction pénale : amende de 1500 €.

Sanctions pénales et défaut de formalités d'embauche

Dans la plupart des cas, les sanctions pénales font suite :

  • aux résultats de contrôle menés par l'inspection du travail et/ou l'URSSAF ;
  • voire à des démarches accomplies par des représentants du personnel (comité d'entreprise, délégués du personnel, délégués syndicaux).

L'ensemble des acteurs saisissent la justice pénale.

Formalités d'embauche et Prud'hommes

Rien n'interdit à un salarié de saisir la justice civile (Conseil de Prud'hommes) s'il estime que le non-accomplissement d'une formalité lui a causé préjudice :

  • le salarié tentera de faire condamner son employeur à lui payer des dommages-intérêts ;
  • exemple : absence de visite médicale d'embauche et donc impossibilité de découvrir une pathologie s'étant déclarée au cours du travail quelques mois plus tard.

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Josiane D.

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